WES Xerox - Configurer le profil WES

Créer le profil WES

Lors d'une installation initiale de Watchdoc, un profil WES peut être automatiquement créé et configuré à l'aide de paramètres par défaut par l'assistant d'installation. Outre ce premier profil WES par défaut, vous pouvez ajouter autant d'autres profils WES que nécessaires.

 

  1. Depuis le Menu principal de l'interface d'administration, section Configuration, cliquez sur Web & WES :



  2. Dans l'interface Web, WES & Destinations de numérisation - Gestion des interfaces clientes, cliquez sur Créer un nouveau profil WES.

  3. Dans la liste, sélectionnez le type de profil à créer :


 

è vous accédez au formulaire Créer un profil WES comportant plusieurs sections dans lesquelles vous configurez votre WES.

Configurer le profil WES

Configurer la section Propriétés

Utilisez cette section pour indiquer les principales propriétés de WES :

  • Identifiant : saisissez l'identifiant unique du profil WES. Il peut comprendre des lettres, des chiffres et le caractère "_", avec un maximum de 64 caractères. Cet identifiant n'est affiché que dans les interfaces d'administration.

  • Nom : saisissez le nom du profil WES. Ce nom explicite n'est affiché que dans les interfaces d'administration.

  • Global : dans le cas d'une configuration de domaine (maître/esclaves), cochez cette case pour répliquer ce profil du serveur maître vers les autres serveurs.

  • Langue : sélectionnez la langue d'affichage du WES configuré. Si vous sélectionnez Détection automatique, le WES adopte la langue qu'il trouve par défaut dans la configuration de l'appareil.

  • Version : sélectionnez la version du WES. Pour la v3, vous pouvez personnaliser l'interface en choisissant la couleur des boutons et des images en fonction de votre identité graphique :

    • Couleur : entrez la valeur hexadécimale de la couleur correspondant à la couleur du bouton WES. Par défaut, les boutons sont orange (#FF901). Une fois la valeur saisie, la couleur s'affiche dans le champ.

    • Images : si vous souhaitez personnaliser les images WES, entrez le chemin du dossier dans lequel sont enregistrées les images que vous souhaitez afficher à la place des images par défaut (stockées dans C:\Program Files\Doxense\Watchdoc\Images\Embedded\Brands\[Nom_du_fabricant] par défaut).
      N.B. : pour plus d'informations sur la procédure de personnalisation, cf. chapitre Personnaliser les boutons et l'image du WES.


Pour plus d'informations sur la procédure de personnalisation, cf. chapitre Personnaliser les boutons et l'image du WES.

Configurer la section Authentification

  • Mode : dans la liste, sélectionnez le mode d'authentification que vous souhaitez activer :

    • authentification gérée par Watchdoc : choisissez ce mode si vous souhaitez que le WES gère l'authentification et les droits sur la machine. Par défaut, c'est le mode activé sur tous les modèles supportant le lecteur de badges Elatec.

    • authentification gérée par un kit XSA : choisissez ce mode si l'authentification est gérée par une application tierce fournie par Xerox. Dans ce cas, le web service XSA doit avoir été activé (cf. confiuration préalable) et Watchdoc n'est alors utilisée que pour l'impression à la demande et la comptabilisation.

  • Gestion des droits : cochez les cases pour autoriser les utilisateurs authentifiés à accéder à des fonctions du périphérique :

    • photocopie ;

    • numérisation vers email (ScanToMail) ;

    • Autres numérisations ;

    • Impression.

La gestion des droits est incompatible avec la fonction de numérisation vers e-mail (ScanToMail) sur les modèles WorkCenter 7845.
Décochez les cases relatives aux droits lorsque vous configurez le profil WES s'appliquant aux modèles WorkCenter 7845.

Configurer la section Authentification par clavier

  • Authentification par clavier

    • Activer l'option : cochez la case pour autoriser l'authentification de l'utilisateur depuis un clavier physique ou tactile de l'écran, puis précisez les modalités de cette authentification :

    • Annuaire : dans la liste, sélectionnez l'annuaire qui doit être interrogé lors de l'authentification par clavier. Si aucun annuaire n'est précisé, Watchdoc® interroge l'annuaire par défaut ;

    • Mode :

    • Code PUK : le code PUK est un code (compris entre 6 et 10 chiffres) automatiquement généré par Watchdoc selon des paramètres définis dans l'annuaire et communiqué à l’utilisateur dans la page "Mon compte" ;

    • Compte et code PIN : l'utilisateur s'authentifie à l'aide de son nom d'utilisateur ainsi que de son code PIN '1234, par exemple), enregistré comme attribut LDAP ou dans un fichier de type CVS ;

    • Compte et mot de passe : l'utilisateur s'authentifie à l'aide de son compte LDAP (login et mot de passe) ;

    • Code et code d'impression : l'utilisateur s'authentifie à l'aide de son compte LDAP ainsi que d'un code d'impression. Ce code (alphanumérique) est saisi au préalable par l'utilisateur dans la page "Mon Compte" ;

Nous ne recommandons pas l'authentification par login et mot de passe. Néanmoins, si vous optez pour ce mode, assurez-vous que l'écran et le clavier du périphérique sont configurés dans la langue de l'utilisateur et qu'ils permettent de saisir tous les caractères, même les caractères spéciaux (accents, cédille, tilde).

Configurer la section Authentification par badge

Authentification par badge : cochez la case pour autoriser l'authentification de l'utilisateur à l'aide d'un badge, puis précisez les modalités de cette authentification :

  • Annuaire : dans la liste, sélectionnez l'annuaire qui doit être interrogé lors de l'authentification par badge, en fonction de l'endroit où sont enregistrés les codes des badges (par ex.; si le code du badge est enregistré dans l'Active Directory, sélectionnez [utiliser l'annuaire par défaut] ; si les badges sont stockés dans la table SQL CARDS, sélectionnez CARDS , etc.) ;

  • Désactivé : l'enrôlement depuis le WES n'est pas autorisé. Si l'utilisateur n'est pas déjà connu, un message d'erreur est affiché sur l'écran du périphérique ;

  • Code PUK : l'utilisateur saisit son code PUK pour enrôler son badge;

  • Compte et code PIN: l'utilisateur saisit ses nom et code PIN pour enrôler son badge ;

  • Compte et mot de passe : l'utilisateur saisit son compte LDAP (login et mot de passe) pour enrôler son badge ;

  • Compte et code d'impression : l'utilisateur s'authentifie à l'aide du nom de son compte LDAP ainsi que d'un code d'impression. Ce code (alphanumérique) est saisi au préalable par l'utilisateur dans la page "Mon Compte";

  • Seconde authentification : cochez la case si vous souhaitez configurer une double authentification sur le périphérique et indiquez ensuite le mode d'authentification attendue ;

  • Groupes d'utilisateurs concernés : si la double authentification ne concerne qu'un groupe d'utilisateurs précis, cliquez sur le bouton pour parcourir l'annuaire et y sélectionner le ou les groupes d'utilisateurs concernés par la double authentification ;

  • Envoyer une notification : cochez la case pour notifier l'utilisateur une fois son badge enrôlé. 

  • Format : indiquez, si nécessaire, de quelle manière la chaîne de caractères du numéro du badge lu doit être transformée. Ex : raw;cut(0,8);swap.

  • Délai d'affichage : indiquez, en secondes, le délai d'attente avant prise en compte d'un deuxième passage de badge (5s < Délai < 15s) (cf. Changer le format du badge).

  • Déconnexion : cochez la case pour autoriser Watchdoc à désactiver un badge actif si un autre utilisateur tente de s'authentifier par badge.

Configurer la section Comptabilisation

  • Périphérique > Comptabilise les impressions à partir du périphérique : cochez cette case si vous souhaitez que la comptabilisation soit prise en charge par le périphérique.

Configurer la section Quota

  • Activer l'option : cochez la case pour que le WES gère les quotas d'impression. 

Dans le cas où vous cochez la case, complétez la configuration :
  • en ajoutant au moins un quota ;
  • en appliquant les PMV et tarifs sur les files d'impression associées au WES
(cf. article Configurer les quotas).

Configurer la section Codes analytiques

Dans cette section, vous indiquez si vous souhaitez activer la fonction permettant à l'utilisateur d'imputer ses travaux sur des comptes prédéfinis afin de faciliter la comptabilité analytique des impressions.

  • Activer l'option : cochez la case pour activer la fonction de Codes analytiques ;

  • Source de données : dans la liste, sélectionnez la source correspondant aux codes analytiques dans le cas où il en existe plusieurs. Par défaut, la source de données est nommée DS_BILLINGCODES.

  • Refuser l'accès si l'utilisateur n'a pas de code : cocher la case pour forcer l'utilisateur à indiquer un code d'imputation.

  • Mode d'affichage : dans la liste, sélectionnez la manière dont vous souhaitez afficher le code analytique (uniquement le code, uniquement la désignation ou les deux)

  • Afficher les parents : cochez la case si vous souhaitez afficher les codes parents du code saisi :

  • Champs à rechercher : lorsque l'utilisateur ne connaît pas le code à imputer, il peut mener une recherche portant sur le champ "Code", sur le champ "Désignation" (libellé correspondant au code) ou sur les deux champs simultanément. Dans la liste, sélectionnez le ou les champs mis à disposition de l'utilisateur pour rechercher le compte.

  • Mode de recherche : précisez si la recherche porte sur le début de la valeur ou une partie de la valeur.

Configurer la section Impression à la demande

Dans cette section, vous précisez les paramètres liés à la fonction d'impression à la demande, c'est-à-dire l'interface depuis laquelle l'utilisateur accède à ses travaux en attente et depuis laquelle il supprime ou valide les impressions :

  • Icône dans le menu : pour accéder à l'interface d'impression à la demande,

    l'utilisateur clique sur le logo Watchdoc. Par défaut, ce logo s'intitule "Mes impressions".

    • Nom de l'application : saisissez le libellé que vous souhaitez associer au logo à la place du libellé par défaut ;

    • Description de l'icône : saisissez une description informant sur la nature de l'application (cette information s'affiche dans le site web d'administration).

  • Ordre de tri : dans la liste, sélectionnez l'ordre dans lequel les impressions doivent être présentées sur le WES :

    • Chronologique inverse: du plus récent au plus ancien ;

    • Chronologique: du plus ancien au plus récent.

  • Options :

    • Débloquer tous les documents à la connexion : cochez la case pour faire en sorte que tous les travaux en attente soient automatiquement imprimés lorsque l'utilisateur s'authentifie sur le périphérique d'impression. Dans ce cas, l'utilisateur n'accède pas à la liste des travaux en attente pour valider ceux qu'il souhaite imprimer. 

    • Tous les documents sont cochés par défaut : cochez la case pour faire en sorte que tous les travaux en attente soient automatiquement cochés dans la liste des travaux en attente lorsque l'utilisateur s'authentifie.

  • Activer la page zoom : cochez cette case pour que l'utilisateur puisse activer le zoom sur les travaux en attente d'impression ;

  • Activer la transformation de spools : cochez cette case pour activer la fonction de transformation de spools ;

  • Options d'affichage : dans la liste, sélectionnez l'information tarifaire affichée à l'utilisateur via le WES : aucun, le prix ou le coût de ses impressions.

    • Forcer l'affichage monétaire sur 2 décimales : cochez la case pour limiter l'affichage du prix à 2 décimales uniquement. 

    • Utiliser un logo personnalisé :(pour le WES V2 uniquement) cochez la case si vous souhaitez afficher un logo personnalisé à la place du logo Watchdoc par défaut. 

    • Afficher les messages d'avertissement : cochez cette case si vous souhaitez informer les utilisateurs de la politique d'impression mise en place qui pourrait modifier leurs choix initiaux.

Configurer la section Numérisation

Cette section est utilisée pour configurer la fonction WEScan (cf. WEScan).

  • Icône dans le menu : pour accéder à l'interface, l'utilisateur clique sur le logo WEScan. Par défaut, ce logo s'intitule WEScan.

    • Nom de l'application : saisissez le libellé que vous souhaitez associer au logo à la place du libellé par défaut ;

    • Description de l'icône : saisissez une description informant sur la nature de l'application (cette information s'affiche dans le site web d'administration).

  • Délai d'affichage : indiquez, en secondes, le temps durant lequel la pop-up informant de la de fin de numerisation s'affiche à l'utilisateur.

  • Préférences d'affichage - utiliser les dernières valeurs choisies... : cochez la case pour proposer à l'utilisateur les profils (paramètres prédéfinis) de numérisation les plus utilisés, ce qui offre un gain de temps lorsque les usages de numérisation sont les mêmes. Précisez ensuite si le classement doit s'effectuer à l'aide ;

    • du type de profil : profil le plus souvent choisi ;

    • de la date d'utilisation: profil choisi lors de la dernière utilisation.

  • Ouvrir le volet de sélection : cochez cette case pour proposer une interface dans laquelle l'utilisateur a le choix entre tous les paramètres de numérisation, ce qui est utile lorsque les usages de numérisation sont très variés. Précisez ensuite si vous souhaitez afficher

    • les paramètres de numérisation : l'utilisateur est libre de choisir les paramètres ;

    • les profils : l'utilisateur choisit parmi des profils de numérisation prédéfinis.

  • Autoriser les utilisateurs à changer le mode d'affichage : cochez cette case pour permettre à l'utilisateur de personnaliser son interface en choisissant son mode d'affichage préféré.

  • Profil de numérisation : pour chaque profil listé, vous pouvez cocher :

    • activation : pour le rendre actif dans l'interface embarquée ;

    • héritage : pour permettre à l'utilisateur de créer un nouveau profil héritant des paramètres du profil existant. L'utilisateur sera ensuite libre de modifier un ou plusieurs paramètres du profil d'origine ;

    • destinations : la destination est l'endroit où est envoyé le document numérisé. Pour chaque profil, vous pouvez activer, désactiver et définir par défaut une ou plusieurs destinations :

      • E-mail : envoi de la numérisation vers l'e-mail d'un destinataire saisi dans l'interface ;

      • Mon e-mail : envoi de la numérisation vers l'e-mail de l'utilisateur (systématiquement connue) ;

      • Dossier : envoi de la numérisation vers un dossier prédéfini de l'espace de travail accessible à l'utilisateur.


Configurer la section Périphérique

Cette section permet de définir le mode de connexion entre le serveur et les périphériques d'impression.

  • Adresse du serveur : ce paramètre permet de préciser si les périphériques d'impression se connectent via l'adresse IP ou le nom DNS (déterminés au démarrage du service) du server Watchdoc. Si le serveur possède plusieurs adresses IP ou si vous voulez spécifier manuellement l'adresse, sélectionnez "Adresse ci-contre" et remplissez le champ.

    Si le serveur possède plusieurs adresses IP, Watchdoc® utilise la première qu'il trouve. Si le périphérique se trouve sur un autre VLAN, il arrive que le WES n'arrive pas à contacter Watchdoc®. Dans ce cas, créez un profil WES par adresse IP et optez pour Adresse ci-contre en précisant une IP pour chaque profil. Lors de l'association WES- file d'impression, sélectionnez le WES qui correspond au VLAN du périphérique.

  • Travaux : indiquez, en minutes, le temps durant lequel les travaux d'impression sont conservés en cas de suspension.

  • Réseau - Port SOAP : dans le cas où les paramètres de connexion du périphérique ne sont pas les paramètres par défaut, précisez le numéro du port d'accès au périphérique

  • Utiliser le SSL pour les pages WEB : cochez cette case pour sécuriser les pages web affichées sur l'écran du périphérique ;

  • Utiliser le SSL pour les requêtes SOAP : cochez cette case pour sécuriser les requêtes SOAP servant à configurer le périphérique ;

  • Verrouillage du périphérique : dans la liste, sélectionnez l'aspect de l'écran du périphérique lorsqu'il est verrouillé :

    • Full : l'écran est complètement verrouillé, les icônes des applications ne sont pas visibles et aucune application n'est libre d'accès, l'utilisateur étant invité à se connecter au préalable.

    • Services : toutes les applications sont verrouillées, mais leur icône est visible.

    • Sélectif : il est possible de sélectionner les applications verrouillées (case cochée) et celles qui seront en libre accès (case non cochée) :

      • Photocopie : donne accès à la fonction de photocopie ;

      • Photocopie Carte d'identité : donne accès à la fonction de photocopie des deux faces d'une carte d'identité ou d'un document de petite taille sur une seule face de papier.

      • Numérisation vers courrier : permet la numérisation puis l'envoi vers une adresse mail ;

      • Numérisation vers répertoire : permet la numérisation puis l'envoi vers un dossier de travail ;

      • Numérisation vers USB : permet la numérisation puis l'envoi vers une clé USB ;

      • Numérisation vers répertoire personnel : permet la numérisation puis l'envoi vers un dossier de travail personnel ;

      • Numérisation vers répertoire : permet la numérisation puis l'envoi vers un dossier de travail ;

      • Télécopie réseau : permet l'envoi via un fax connecté en réseau ;

      • Télécopie internet : permet l'envoi via un service de fax en ligne ;

      • Télécopie interne : permet l'envoi via un fax interne ;

      • Enregistre pour impression : permet d'enregistrer des travaux lancés en impression dans la mémoire interne du périphérique ;

      • Impression sauvegardée : permet d'imprimer des travaux enregistrés dans la mémoire interne du périphérique ;

      • Impressions locales : permet d'imprimer des travaux ;

      • Numériser vers : fonction qui propose plusieurs méthodes de numérisation et de stockage d'un document (vers e-mail, vers support USB, vers un dossier prédéfini, vers un dossier du réseau) ;

      • Imprimer à partir de : fonction qui propose l'impression à partir d'un périphérique mobile tiers ;

      • Périphérique : permet d'accéder à l'applicatop Périphérique qui fournit des informations sur l'imprimante (numéro de série et modèle, état des magasins, facturation et consommables).

    Ces options d’affichage ne sont pas disponibles sur tous les modèles Les modèles Fuji doivent être configurés manuellement.
    Certains périphériques (71XX, 53XX, notamment) ne supportent que le mode Full.
    Sur les modèles WorkCenter 7845, le verrouillage d'une ou plusieurs fonctions du périphérique est incompatible avec la fonction de numérisation.

  • Sécurité du périphérique: cochez la case si vous utilisez les identifiants par défaut ou indiquez le Compte (login) et le mot de passe administrateur du périphérique dont Watchdoc a besoin pour communiquer avec lui lors de certaines opérations (installation automatique, requêtes SOAP...).

  • Protocoles de sécurisation : dans la liste, sélectionnez le protocole activé entre le WES et le kernel Watchdoc :

    • SSL: le WES utilise toujours le SSL pour communiquer avec le serveur.

    • TLS : cochez l'une des cases TLS pour sécuriser les échanges entre le serveur et le périphérique (en fonction de la version TLS choisie).

    L'activation du SSL peut provoquer des lenteurs ou des alertes en cas de certificats non reconnus.
    Lorsque le SSL est désactivé, il est recommandé de ne pas utiliser l'authentificatio ou l'enrôlement du badge par compte et mot de passe.

Dans cette section, vous configurez le comportement des périphériques d'impression dans le cas où le serveur Watchdoc® ne répond pas.

Configurer la section Historique

Dans cette section sont affichées les informations relatives au profil WES configuré et aux modifications qui y ont été apportées.

 

Valider le profil

1. Cliquez sur le bouton pour valider la configuration du profil WES.

→ Une fois validé, le profil WES peut être appliqué sur une file d'impression.