Scanner/Numériser avec Watchdoc

Vérifiez que vos imprimantes sont compatibles avec la fonction de numérisation.

 

Scanner (ou numériser) un document papier, c'est créer des données numériques à partir d'un support physique. Quand on crée un scan à partir d'un document, on le numérise. Dans Watchdoc, cette fonctionnalité s’appelle WEScan (cf. Utiliser WEScan).

Plus simplement, vous pouvez suivre le tutoriel ci-dessous.

 

* Rapprochez-vous du service informatique de votre entreprise pour vérifier la compatibilité.

Choisir un profil de numérisation

Dans la zone des profils, un profil est sélectionné par défaut : le détail de ses paramètres est affiché.

Dans le cadre central s’affichent les paramètres correspondants au profil.

Pour sélectionner un autre profil, cliquez sur le bouton pour accéder à la liste des profils :

Choisir une destination

Dans la zone des destinations, une destination est sélectionnée par défaut : le détail de ses paramètres est affiché.

1. Cliquez sur le bouton “DESTINATION” pour accéder à la liste des autres destinations disponibles.

2. Les différentes destinations de scan sont les suivantes :

   • Numériser vers mon e-mail : envoi vers l’e-mail associé à mon compte utilisateur :

   • Numériser vers e-mail : envoi vers l’e-mail que l’on a défini dans les paramètres :

   • Dossier : numérise et envoie la numérisation dans un dossier prédéfini de l'espace de travail accessible à l'utilisateur (dossier commun ou personnel) :
     
     

      

3. Pour lancer la numérisation sans modifier les paramètres définis par défaut, cliquez sur le bouton NUMERISER.

Modifier les paramètres d'une destination

Une fois la destination sélectionnée, il est possible d'en modifier les paramètres en cliquant sur le bouton Editer.
N.B. ; dans l'interface "Editer la destination", si les champs sont marqués d'un cadenas , c'est qu'ils ne peuvent pas être modifiés.

Vous pouvez modifier les paramètres suivants :

• pour la destination "Dossier" :

  • Sous-dossier : indiquez dans ce champ le sous-dossier dans lequel vous souhaitez que le document numérisé soit envoyé ;

  • Cible : indiquez dans ce champ le dossier dans lequel vous souhaitez que le document numérisé soit envoyé ;

  • Auteur : indiquez dans ce champ le nom de l'émetteur du document (utilisateur connecté par défaut) ;

  • Nom du fichier : indiquez dans ce champ le nom du document numérisé. Par défaut, il est intitulé "Mon Scan"

• pour la destination "Mon e-mail" :

  • Me définir comme expéditeur : cochez la case pour inscrire l'e-mail associée à votre compte utilisateur comme e-mail d'expédition. Lorsque cette case n'est pas cochée, l'Adresse Service et le Préfixe Sujet définis lors de la configuration de la notification (section E-mails) qui s'affichent (cf. Configurer les notifications) ;

  • E-mails en copie : saisissez dans ce champ l'adresse mail d'un destinataire en copie si nécessaire. Cliquez sur le bouton puis complétez le champ pour ajouter d'autres destinataires en copie ;

  • Nom du fichier : attribuez un nom au document numérisé envoyé ;

  • Sujet de l'e-mail : attribuez un sujet à l'e-mail envoyé ;

  • Corps du message : si nécessaire, saisissez un message pour accompagner le document numérisé envoyé.

• pour la destination "E-mail" :

  • Destinataire : saisissez l'e-mail du destinataire. Pour ajouter un destinataire, cliquez sur le bouton puis complétez le champ ;

  • Me définir comme expéditeur : cochez la case pour inscrire l'e-mail associée à votre compte utilisateur comme e-mail d'expédition. Lorsque cette case n'est pas cochée, l'Adresse Service et le Préfixe Sujet définis lors de la configuration de la notification (section E-mails) qui s'affichent (cf. Configurer les notifications) ;

  • E-mails en copie : saisissez dans ce champ l'adresse mail de destinataires en copie si nécessaire ;

  • Nom du fichier : attribuez un nom au document numérisé envoyé ; Sujet de l'e-mail : attribuez un sujet à l'e-mail envoyé ;

  • Corps du message : si nécessaire, saisissez un message pour accompagner le document numérisé envoyé.

4. Lorsque vos paramètres sont modifiés, cliquez sur le bouton Sauvegarder.

Numériser

Lorsque le profil et la destination sont choisis (et adaptés à votre besoin, si nécessaire), cliquez sur le bouton “NUMERISER” pour lancer l’opération.

L'envoi de fichiers lourds

Si votre fichier joint est trop volumineux, il arrive que le serveur de mail le bloque et ne le délivre pas à son destinataire.
Pour éviter une telle situation, la fonction ScanToUrl a été ajoutée à l'outil WEScan .

 

Cette fonction permet à WEScan d'enregistrer le fichier numérisé dans un dossier du serveur Watchdoc dès lors qu'il excède une taille prédéfinie (préalablement configurée) et d'envoyer au destinataire un lien de téléchargement à la place.

Cette fonction est activée par défaut dès lors que la taille maximale du fichier (configurée dans le profil de destination) est dépassée.

*Vérifiez que la fonction est paramétrée chez vous.