WEScan - Configurer une destination Scan To Me (numérisation vers mon e-mail)

Accéder à l'interface de configuration

  1. Accédez à l'interface d'administration de Watchdoc en tant qu'administrateur ;

  2. depuis le Menu Principal > section Configuration, cliquez sur Web, WES & Destination de numérisation :

     

  3. dans l'interface Web, WES & Destinations de numérisation, dans la section Destinations de numérisations figurent les destinations créées. Pour chaque destination, vous disposez de plusieurs outils :

    • le bouton Editer permet d'accéder à l'interface de configuration afin d'en modifier la configuration ;

    • le bouton Dupliquer permet de créer une autre destination de scan à partir d'une destination existante ;

    • le bouton permet de Supprimer une destination de scan (après confirmation).

  4. Pour créer une nouvelle destination, cliquez sur Créer une nouvelle destination de scan :

Configurer la destination ScanToMe / Scan vers mon e-mail

  1. Dans la section Destinations de numérisation, cliquez sur ;

  2. Dans l'interface Création d'une nouvelle destination de scan, remplissez les paramètres suivants :

  • Section Propriétés

    • Label : indiquez dans ce champ le libellé de la destination ;

    • Type de destination : la destination configurée est sélectionnée par défaut.

    • Global : cochez la case dans le cas où le serveur appartient à un domaine et que la destination, configurée sur le serveur Maître, doit être répliquée sur les serveurs esclaves. 

  • Section E-Mail

    • Nom du fichier : indiquez dans ce champ le nom attribué au document numérisé (devenu fichier) joint au mail (vous pouvez vous servir pour cela des variables citées ci-dessous).

    • Peut être modifié(e) par l'utilisateur sur l'interface WES (cette case à cocher concerne d'autres paramètres) : cochez cette case pour autoriser l'utilisateur à modifier le paramètre auquel il se rapporte depuis l'interface installée sur le périphérique (WES).

    • Taille maximale des fichiers (en Mo) : indiquez la taille que les des documents numérisés ne peuvent pas dépasser (au-delà de cette taille, un mail informe l'utilisateur que le document dépasse la taille autorisée et ne peut donc pas être envoyé).

    • Adresses en copie : si vous souhaitez envoyer le mail en copie, cliquez sur , puis complétez l'adresse (ou les adresses) mail dans le(s) champ(s) suivant(s).

      • Supprimable : cochez la case pour permettre à l'utilisateur de supprimer la copie de l'e-mail vers une autre adresse mail.

      • L'utilisateur peut ajouter des adresses e-mails : cochez la case pour autoriser l'utilisateur à ajouter des destinataires en copie ;

    • Objet de l'E-mail : saisissez l'objet de l'e-mail accompagnant le document numérisé.

      • Peut être modifié par l'utilisateur sur l'interface WES : cochez la case pour autoriser l'utilisateur à modifier l'objet par défaut de l'e-mail depuis le WES ;

    • Corps du message : saisissez le message de l'e-mail accompagnant le document numérisé.

      • Peut être modifié par l'utilisateur sur l'interface WES : cochez la case pour autoriser l'utilisateur à modifier le corps du message par défaut depuis le WES ;

    • Expéditeur :

      • Envoyé depuis l'e-mail de l'utilisateur ; cochez cette case pour que l'adresse e-mail de l'utilisateur apparaisse comme adresse d'expédition du mail.

      • Peut être modifié par l'utilisateur sur l'interface WES : cochez la case pour autoriser l'utilisateur à modifier l'adresse mail par défaut depuis le WES :


Pour chacun des champs du formulaire, vous pouvez saisir des valeurs fixes et/ou les variables (appelées "mots-clés") suivantes :

  • $USERNAME, $USER_NAME ou $USER : nom complet de l'utilisateur.

  • $ACCOUNT : compte de l'utilisateur.

  • $HOME, $HOMEFOLDER ou $HOME_FOLDER : dossier personnel de l'utilisateur tel que défini dans l'attribut "Home_folder" de l'annuaire (AD) (vérifier la présence de cet attribut dans l'AD)

  • $DATE : date de la numérisation

  • $LONGDATE : date (au format long) de la numérisation

  • $QUEUEID : dentifiant de la file d'impression d'où a été réalisée la numérisation.

 

Vous pouvez combiner les valeurs fixes et les variables afin de concevoir des messages personnalisés explicites. Par exemple, dans le champ "Objet de l'e-mail" : $USER, voici votre document numérisé du $DATE, ce qui se traduirait dans l'objet de l'e-mail par "Jean Dupont, voici votre document numérisé du 04/11/2020".

  • Section Restreindre cette destination : cochez cette case pour que la destination puisse n'être utilisée que par certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs :

    • Mode : choisissez si la destination peut être utilisée par tous les utilisateurs (par défaut) ou cochez Tous les utilisateurs définis ci-après ne pourront pas utiliser cette destination pour appliquer une restriction. 
      Puis précisez :

      • un ou des Groupes d'utilisateurs dans la liste : ces groupes d'utilisateurs ne pourront pas utiliser cette destination ;

      • un ou des Utilisateurs dans la liste : ces utilisateurs ne pourront pas utiliser cette destination.



  1. Cliquez sur le bouton pour créer la destination.

Cas spécifique du ScanToME avec Entra ID.
Lorsque WEScan fonctionne avec un annuaire Entra ID, dans le cas où l'utilisateur dispose de plusieurs adresses mail, par défaut, c'est la dernière adresse mail enregistrée dans l'annuaire Entra ID qui est utilisée par WEScan.