Prérequis
Les quotas s'appuyant sur un tarif de refacturation, il est nécessaire d'avoir configuré au moins 1 tarif avant de configurer des quotas.
Qu'est-ce qu'un quota ?
Dans Watchdoc, un quota est un crédit d'unités de valeurs dédié à l'impression et attribué à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs.
Les quotas reposent sur une base de données spécifique, nommée Watchdocpmv
nom attribué par défaut à la base de données (type sql) dédiée à la collecte des informations de quotas (crédit attribué à un utilisateur pour l'impression). par défaut (de type SQL®), déclarée lors de l'installation initiale de Watchdoc.
Le fonctionnement du quota est défini à l'aide d'une règle de gestion (cf. Configurer les règles de gestion).
Lorsque les travaux d'impression sont facturables à l'utilisateur, le quota est associé à une devise. Il peut alors être utilisé pour régler des coûts de travaux d'impression différents.
Ce coût est défini par l'administrateur qui attribue un prix par page en fonction de divers critères (monochrome/couleur, format des feuilles ; recto/verso et applications logicielles dont sont issus les documents).
Un quota peut être crédité :
-
par l'administrateur (l'entreprise, l'université, l'administration) manuellement ou automatiquement, selon une fréquence prédéfinie, à l'aide d'une valeur fixe ;
-
par l'utilisateur lui-même, manuellement, selon son besoin.
Depuis la version 5.0, Watchdoc est capable de gérer un double-quota, permettant ainsi d'attribuer à un utilisateur un crédit géré par un établissement et un crédit géré par l'utilisateur lui-même depuis une station de rechargement ou un site (type Paybox®), par exemple. Dans ce cas, les travaux d'impression sont automatiquement décomptés du deuxième quota lorsque le premier quota est épuisé.
Où et comment sont utilisés les quotas ?
Les quotas interviennent lors du déblocage des travaux d'impression :
-
lorsque le quota est positif, le travail est débloqué puis imprimé ;
-
lorsque le quota est négatif, le travail est bloqué par Watchdoc.
Recharger un quota
Il est possible de configurer la manière dont est rechargé un quota (cf. Configurer la base des Quotas).
Les quotas peuvent être rechargés manuellement par l'administrateur ou automatiquement.
La fréquence de réinitialisation (rechargement) est configurable (cf. Configurer une règle de gestion).
Si l'administrateur l'autorise à recharger son compte, l'utilisateur peut le faire depuis l'interface web Mon Compte ou depuis une station de rechargement ou un site web dédié (type PayBox®, par exemple).
Etapes de configuration
Pour configurer un quota, il convient :
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créer une file et un groupe de files (si le quota s'applique à un groupe) ;
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paramétrer un tarif de refacturation sur la file ;
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créer une règle de gestion ;
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créer un quota ;
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éditer le paiement automatique.