Watchdoc - Files d'impression - Configurer une file

Configurer la file

Une fois que vous avez soumis la file au contrôle de Watchdoc, vous accédez à l'interface de configuration. Complétez-y les différentes sections. 

Section Informations générales

 

Complétez les zones suivantes :

  • Tags : saisissez au besoin des mots-clés internes permettant de qualifier la file. Utilisez l'espace en guise de séparateur entre deux mots-clés et le tiret bas (_) en guise de séparateur dans le mot-clé s'il est composé de plusieurs mots. Ces mots-clés servent principalement à la conception de filtres et sont exploités pour affiner les rapports personnalisés, facilitant ainsi l'exploitation des files.

  • Emplacement : indiquez l'emplacement précis du périphérique associé à la file. Cette information facilite l'exploitation de la file.

  • Géocode : indiquez le géocode du périphérique associé à la file en respectant l'ordre et la syntaxe suivant : Pays/région/ville. Cette information facilite l'exploitation de la file en la localisant précisément sur une liste arborescente propre à Watchdoc® et visible dans l'affichage par sites.

  • Commentaire : saisissez dans ce champ toute information complémentaire qui peut s'avérer utile pour l'exploitation de la file d'impression.

  • VIP : cochez cette case pour attribuer un statut spécifique à la file d'impression paramétrée. La file est alors caractérisée par une icone spécifique et ce critère constitue un filtre de sélection.

     

Section Périphériques

 

Dans cette section, indiquez les caractéristiques réelles du périphérique associées à la file :

  • Couleur : sélectionnez dans la liste le mode couleur d'impression autorisé par le périphérique :

  • Défini par le groupe : optez pour ce choix si le paramètre couleur (couleur, N&B ou déterminé par le pilote) soit celui qui a été appliqué au Groupe de files. La file hérite donc de la configuration générique.

  • Déterminer à partir du pilote : optez pour ce choix si le paramètre couleur soit celui qui a été défini par le pilote lors de l'installation ;

  • Périphérique Noir&Blanc : optez pour ce choix si le périphérique ne supporte que l'impression Noir&Blanc ;

  • Périphérique Couleur : optez pour ce choix si le périphérique supporte l'impression couleur.

Certains pilotes reportant incorrectement les capacités de l'imprimante, il peut être nécessaire de définir manuellement le mode d'impression couleur de la file.
Par défaut, le mode SSR est activé. Dans la majorité des cas, ce paramètre ne donne lieu à aucun changement. Pour plus de précisions sur l'utilité de modifier ce paramètre, consultez le Manuel d'Administration - Fonctions Avancées.

 

Section Envoi de fichiers spools

Par défaut, l'envoi des spools est géré automatiquement par Watchdoc. Cependant, il peut être nécessaire, dans des configurations très spécifiques, de modifier les paramètres suivants :

 

Section Restrictions

 

Expiration

Le paramètre fonctionne avec le paramètre Durée de vie qui suit.
Il permet de définir le traitement qui doit être appliqué aux travaux d'impression au-delà de la durée de vie fixée par défaut :

  • Utiliser la configuration par défaut du groupe : le traitement appliqué au document au terme de la durée de vie est celui qui a été défini pour le Groupe de files (si la file appartient à un groupe). Dans ce cas, c'est la durée de vie définie pour le groupe qui s'applique à la file.

  • Supprimer automatiquement le document : le document est supprimé une fois que la durée de vie définie est expirée ;

  • Archiver automatiquement le document : le document est archivé au terme de la durée de vie définie. Archivé, le document n'est plus en attente d'impression, mais reste accessible dans l'interface web de l’utilisateur (qui peut alors relancer l'impression).

    L'archivage est utile en cas de dysfonctionnement puisqu'il offre la possibilité d'analyser un document ayant posé problème.
    Il peut également être utile d'archiver les demandes d'impressions issues d'applications métiers spécifiques pour lesquelles la génération d'impression est difficile. 
    Notez cependant que l'archivage nécessite un espace de stockage important sur le serveur qui héberge Watchdoc.

  • Débloquer automatiquement le document : le document est imprimé au terme de la durée de vie définie, sans validation de l'utilisateur. Ce paramètre n'est utilisé qu'en mode ValidationFermé Mode de fonctionnement de Watchdoc permettant de débloquer les travaux d'impression après validation par l'utilisateur depuis une interface dédiée (terminal connecté au périphérique ou site web).. 
    N.B. : en cas de déblocage automatique, la confidentialité des impressions n'est pas garantie, l'utilisateur n'étant pas forcément à proximité du périphérique sur lequel est imprimé le document.

  • Renouveler le délai d'expiration : optez pour ce choix afin de renouveler le délai d'expiration une fois que la durée de vie définie est expirée.

  • Durée de vie (durée de rétention) : indiquez en secondes, minutes, heures et jours, le temps durant lequel un travail reste dans la file tant qu'il n'est pas débloqué par l'utilisateru.
    Au-delà de la durée de vie précisée, le traitement défini précédemment est appliqué.
    N.B. : si la file appartient à un groupe, c'est la durée définie dans le groupe qui est appliquée. Ceci afin d'éviter des erreurs liées à la coexistence de deux durées de vie différentes pour une même file.

 

Section Plateforme


Cette section permet de préciser que la file ne doit pas être utilisée par Watchdoc Print Client sur une plateforme spécifique.

Dans le champ Tags supportés, saisissez :

  • !WIN32 : précise que la file ne doit pas être utilisée par WPC for Windows.

 

Section Contacts


 

Les informations saisies dans cette section sont affichées dans l'interface d'administration et l'interface web d'utilisation de l'outil. Elles permettent d'orienter l'utilisateur vers le référent Watchdoc® en mesure de les dépanner en cas de problème ou de question sur le périphérique contrôlé par Watchdoc® :

  • Responsable : saisissez son nom (et prénom pour plus de précision) ;

  • E-mail : saisissez son adresse mail ;

  • Téléphone : saisissez son numéro de téléphone (sous forme de chiffres) ;

  • Message : fournissez toute information complémentaire pouvant aider l'utilisateur qui souhaite établir un contact avec le responsable (horaires de disponibilité, jours de fermeture, information sur la localisation physique du bureau du responsable, procédure spécifique à suivre, etc.).

Section Redirections


 

En cas d'indisponibilité d'une file physique (périphérique d'impression), les travaux ne peuvent être imprimés. Dans ce cas, pour éviter aux utilisateurs d'avoir à attendre la remise en état du périphérique, Watchdoc offre une fonction de redirection permettant de solliciter d'autres périphériques du parc qui prennent alors le relais.

 

La redirection des travaux d'une file vers une autre file n'est possible qu'entre files compatibles.

Pour permettre la redirection d'une file vers l'autre, il convient donc d'avoir indiqué préalablement à Watchdoc les compatibilités entre files (notamment en matière de pilotes lorsque les périphériques d'impression sont de marques différentes).

 

Dans les versions antérieures à Watchdoc 5.2, des files "cibles" étaient associées aux files physiques pour être sollicitées en cas d'indisponibilité de cette file physique.

La version 5.2 introduit le concept de "Pool" sur lequel repose la redirection : les files virtuelles sont associées à un pool appelé Job ticket pool. De même, les files physiques sont associées à un pool qui constitue alors une source de travaux que ces files sont susceptibles d'imprimer. Ainsi, lorsqu'un périphérique est indisponible, tous les autres périphériques associés au même pool peuvent être sollicités.

 

Watchdoc V5.2 est doté de deux pools par défaut pouvant répondre à la plupart des cas d'usage :

  • #global

  • #local

Outre ces pools par défaut, vous pouvez créer autant de pools que nécessaire.

 

Redirection

Rendre visible les travaux imprimés dans le pool suivant : dans la liste, sélectionnez l'un des pools existants pour permettre à Watchdoc d'envoyer les travaux d'impression vers d'autres files en cas d'indisponibilité de la file que vous configurez.

Lorsqu'il est utilisé, ce paramètre s'applique depuis d'une file partagée vers une file virtuelle. Il permet, par exemple, de rediriger les demandes d'impression couleur vers une file d'impression monochrome. Notez que ce paramètre doit principalement être utilisé en mode ComptabilisationFermé Mode de fonctionnement de Watchdoc permettant de débloquer automatiquement les travaux d'impression. Ce mode permet de comptabiliser les impressions à des fins statistiques sans demander la validation à l'utilisateur. Eventuellement, ce mode peut être associé à des quotas fixant le nombre d'impressions accordées à un utilisateur.. En effet, comme l'impression est redirigée vers une file shadow non contrôlee par Watchdoc, les travaux sont imprimés sans validation de l'utilisateur.

Sources : par défaut, les files héritent de la configuration du groupe de files auquel elles appartiennent.

Ne pas utiliser : cochez la case pour appliquer à la file que vous paramétrez la configuration d'une ou plusieurs sources de redirection spécifiques.

Source(s) : dans le cas où vous avez coché la case précédente, indiquez dans ce champ la ou les files sources susceptibles d'envoyer leurs travaux sur la file configurée ;

  • Si Watchdoc est utilisé en mode ComptabilisationFermé Mode de fonctionnement de Watchdoc permettant de débloquer automatiquement les travaux d'impression. Ce mode permet de comptabiliser les impressions à des fins statistiques sans demander la validation à l'utilisateur. Eventuellement, ce mode peut être associé à des quotas fixant le nombre d'impressions accordées à un utilisateur. simple, la redirection ne peut reposer sur les pools, puisque l'utilisateur ne débloque pas ses impressions depuis un périphérique qu'il aurait choisi. Il convient cependant d'indiquer le ou lespériphériphériques vers lesquels les travaux peuvent être redirigés en cas d'indisponibilité du périphérique habituel :

  • Périphérique de secours - Forcer la redirection : cochez cette case pour diriger obligatoirement les travaux d'impression vers un autre périphérique quand, ponctuellement, le périphérique ne doit plus être utilisé, mais ne peut être mis hors-service. C'est le cas, notamment, lors d'une intervention de maintenance lorsque le technicien doit mener des tests sur la machine et risque donc d'en fausser les statistiques d'utilisation.

  • Périphérique de secours - Redirection automatique : cochez cette case pour diriger automatiquement les travaux d'impression vers un autre périphérique quand, aléatoirement, la file que vous paramétrez est indisponible. Dans ce cas, sélectionnez dans la liste déroulante la ou les files de secours :

  • Pool de travaux : sélectionnez dans la liste le pool dans lequel sont regroupées les autres files compatibles avec la file d'impression que vous paramétrez. Par défaut, lorsque la redirection 'est pas activée, c'est la mention Aucun pool sélectionné qui apparaît. Dans cette liste figurent les deux pools par défaut (#local ; #global) ainsi que les pools que vous avez éventuellement créés ;

Section Monitoring

 

  • Adresse IP : si vous activez le monitoring SNMP, indiquez l'adresse IP du périphérique réseau surveillé. Seuls des paquets SNMP (UDP 161) et HTTP (TCP 80) sont envoyés.

  • Etat : si vous activez la surveillance SNMP, cochez cette case pour surveiller l'état du périphérique et précisez quels sont ses éléments à surveiller :

    • Niveau des consommables : cochez la case pour surveiller le niveau d'encre ;

    • Niveau des bacs papier : cochez la case pour surveiller la charge de papier dans les bacs ;

  • sec (polling) : indiquez, en secondes, la période selon laquelle le sondage doit être effectué.

  • ms (ping timeout) : ce paramètre indique le temps, en millisecondes, au-dela duquel Watchdoc considère le périphérique comme hors-service et lance donc une alerte.

  • Diag. : cochez la case suivante si vous souhaitez que les requêtes soient enregistrées dans le journal de Watchdoc. Stockées dans la base SQL Counters et Incidents, ces enregistrements sont utilisés afin d'établir un diagnostique en cas de panne.

Les données renvoyées par la fonction Monitoring de Watchdoc sont visibles dans les onglets Etat du périphérique et Incidents de l'interface d'administration ainsi que dans la base SQL servant à générer les statistiques d'impression.

Section Configuration SNMP

Si vous avez activé le monitoring SNMP, complétez-en la configuration (disponible depuis la v6.1.4898) :

  • Source : cochez la case si la file appartient à un groupe de files et que la configuration du groupe doit s'appliquer à la file.

    Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de configurer le SNMP.

  • Version de SNMP : sélectionnez la version du protocole SNMP utilisée. 

    • Pour la v2, indiquez :

      • Communauté :indiquez l'identifiant correspondant à la Communauté de lecture et celui de la Communauté d'écriture du protocole SNMP activé sur les périphériques. 
        Par défaut, la valeur de communauté est public ou private.Pour des raisons de sécurité, nous vous recommandons de changer ces valeurs. 

    • Pour la v3, saisissez toutes les valeurs permettant de garantir la sécurité des échanges entre le périphérique et Watchdoc.
      Ces valeurs doivent correspondre à celles qui ont permis de configurer SNMP v3 sur le périphérique.

      • Nom d'utilisateur : saisissez le nom d'utilisateur configuré sur le périphérique ;

      • Contexte : saisissez le contexte SNMP configuré sur le périphérique ;

      • Authentification : sélectionnez l'algorithme utilisé (MD5 or SHA), puis saisissez le mot de passe d'authentification ;

      • Confidentialité : sélectionnez l'algorithme utilisé, puis saisissez le mot de passe d'authentification . Pour les tâches d'administration de serveurs sensibles via SNMP (reboot, etc.), il est recommandé d'utiliser AES.

         

Section Notifications

 

  • Destinataires : saisissez les adresses courriel de référents habilités à intervenir en cas de problèmes techniques détectés par le système, tels que l'arrêt d'un périphérique ou une alerte en cas de détection d'un niveau bas de consommable, par exemple.

  • Support technique : saisissez dans ce champ l'adresse courriel de la personne chargée de gérer techniquement les périphériques et qui pourra donc intervenir en cas de panne ou de problème ;

  • Consommables : saisissez dans ce champ l'adresse courriel de la personne chargée de gérer les consommables des périphériques et qui pourra donc intervenir dès qu'il sera nécessaire de réapprovisionner les périphériques en cartouches d'encre ou en papier, par exemple ;

  • Resp. Quotas : saisissez dans ce champ l'adresse courriel de la personne chargée de gérer les quotas d'impression (ou Porte-Monnaie Virtuels (PMV)).

  • Sourdine : ce paramètre vous permet de gérer les alertes lancées depuis la file d'impression :

Les alertes sont paramétrées sur le serveur pour l'ensemble des files qui en dépendent. La Sourdine permet de régler le niveau d'alerte directement sur une file, ce qui permet notamment de désactiver les alertes dans le cas d'un dysfonctionnement connu générant un important nombre d'alertes perturbant l'administrateur.

  • envoyer toutes les alertes : sélectionnez ce(par défaut) pour que toutes les alertes relatives à la file d'impression soient envoyées ;

  • n'envoyer que les alertes graves : sélectionnez ce paramètre pour limiter le nombre d'alertes envoyées aux seules alertes considérées comme graves (indisponibilités du périphérique) ;

  • n'envoyer aucune alerte : sélectionnez ce paramètre pour désactiver l'envoi des alertes depuis la file d'impression.

  • E-mails : ce paramètre vous permet de préciser les modalités de notifications par e-mail appliquées pour le périphérique configuré.

  • Utiliser la configuration du groupe : optez pour ce choix si le traitement à appliquer est celui qui a été défini pour le Groupe de files. La file hérite donc de la configuration générique de son Groupe.

  • Désactiver l'envoi d'e-mails sur cette file : optez pour ce choix si vous ne souhaitez pas utiliser la notification par mail ;

  • Forcer l'activation de l'envoi d'e-mails sur cette file : optez pour ce choix si vous souhaitez utiliser la notification par mail pour cette file alors qu'elle appartient à un groupe pour lequel cette option n'est pas activée.

  • Utiliser la configuration du groupe : optez pour ce choix si le traitement à appliquer est celui qui a été défini pour le Groupe de files. La file hérite donc de la configuration générique de son Groupe.

Section Archivage

 

 

Ce paramètre permet de donner à l'utilisateur la possilibilité d'archiver les travaux d'impression depuisl'interface utilisateur. 

Pour finaliser la fonction d'archivage, il est nécessaire de compléter le paramètrage de l'interface utilisateur.

  • Héritage

    • Utiliser la configuration par défaut du groupe : optez pour ce choix pour utiliser le mode d'archivage appliqué au Groupe de files. La file hérite donc de la configuration générique de son Groupe.

    • Utiliser une configuration spécifique : optez pour ce choix pour définir précisément les paramètres d'archivage. Dans ce cas, de nouveaux paramètres doivent être complétés.

  • Temporaire : ce paramètre permet de définir les modalités de l'archivage temporaire des travaux d'impression sur le serveur.

    • autoriser les archives temporaires :

    • réimpression rapide :

  • Permanent : ce paramètre permet de définir les modalités d'archivage permanent des travaux d'impression sur le serveur.

    • autoriser les archives permanentes : cochez cette case pour activer l'archivage illimité des impressions sur le serveur. De la sorte, l'utilisateur peut réimprimer ou gérer et supprimer ses archives à volonté.

    • audit des impressions : cochez cette case pour activer l'archivage sur le disque, sans possibilité aux utilisateurs de les supprimer.

L'archivage temporaire est souvent utilisé à des fins d'analyse, notamment pour capturer les spools qui permettront d'expliquer des anomalies de comptage ou de valider des informations remontées par Watchdoc.
Attention, le mode audit nécessite un espace de stockage conséquent, de l'ordre de plusieurs dizaines de gigaoctets suivant le volume d'impression

Section WES

 

WES (Watchdoc Embedded Solution) désigne l'interface Watchdoc embarquée sur les périphériques d'impression, interface qui permet aux utilisateurs de disposer des fonctionnalités de Watchdoc directement sur le périphérique en plus de l'interface accessible via un navigateur web.

Les WES, développés par Doxense®, sont spécifiques à chaque marque et modèle de périphérique des constructeurs avec lesquels Doxense® a établi des partenariats technologiques.



Exemple d'interface Watchdoc V3 affichée sur un périphérique d'impression

 

  • Périphérique : activer l'interface embarquée : cochez la case pour mettre en œuvre le WES ;

  • Profil : dans la liste déroulante, sélectionnez le WES adapté à votre périphérique ;

  • Identifiant: saisissez le numéro de série du périphérique d'impression associé à la file. Cet identifiant doit être unique (et Watchdoc refusera la validation du paramétrage si l'identifiant n'est pas unique). Si la valeur $AUTOSERIAL$ apparaît par défaut dans le champ, il convient de conserver cette valeur qui permet au serveur d'indiquer automatiquement à Watchdoc l'identifiant du périphérique.

  • Diagnostic :

    • Activer les traces : ce paramètre vous permet d'activer des fichiers traces (logs) dans lesquels sont listés tous les échanges effectués entre le périphérique et Watchdoc via le WES. Ce type de fichier est analysé en cas de problème de fonctionnement du WES. Vous pouvez alors préciser quel est le niveau de traces souhaité.

    • Niveau de traces : sélectionnez dans la liste les requêtes que vous souhaitez voir reportées dans votre fichier trace.

    • Emplacement des fichiers : dans cette zone, saisissez le chemin vers un dossier (sur le serveur d'impression) dans lequel les fichiers de traces sont enregistrés. Si vous n'indiquez aucun chemin, les fichiers seront enregitrées par défaut dans le dossier Watchdoc>Logs du serveur d'impression.

L'activation des fichiers traces suppose de disposer d'un espace de stockage suffisant. Il est donc recommandé de n'activer les fichiers traces qu'à des fins d'analyse en cas de dépannage.
En fonction du WES choisi, de nouveaux paramètres s'affichent. Le paramétrage additionnel est décrit dans la documentation propre à chaque WES. Pour savoir comment configurer correctement votre WES, reportez-vous au manuel de configuration du WES.

Section Transformation de spools

 

Ce paramètre permet à Watchdoc d'analyser les spools d'impression pour offrir à l'utilisateur la possibilité de modifier ses choix d'impression initiaux afin d'adopter un comportement plus écologique et plus économique.

Pour activer la transformation de spools transformation, il est nécessaire de configurer le serveur, le WES, la file et de programmer un événement sur la file.

  • Mode de transformation de spool: indiquez, grâce aux paramètres, is le mode est activé ou non sur la file:

  • Utiliser la valeur du groupe : par défaut, si la file appartient à un gropue de files, c'est le paramètre choisi pour le groupe de files qui est appliqué sur la file ;

  • Activaté : choisissez ce paramètre pour activer la transformation de spool sur la file ;

  • Désactivé : choisissez ce paramètre pou désactiver la transformation de spools sur cette file.

Tracer les spools nécessite de disposer d'espace disque sur le serveur d'impression. C'est pourquoi nous recommandons de n'activer la fonction qu'à des fins d'analyse en cas de dysfonctionnement.

Section Profil du périphérique

La vitesse d'impression du périphérique et sa consommation d'énergie sont des informations délivrées à l'utilisateur via le WES, à titre informatif. Elles s'affichent également dans l'onglet Etat de la file de l'interface d'administration de Watchdoc.

 

Avant de configurer le profil du périphérique, vérifiez que vous possédez les informations requises. Ces informations sont généralement fournies par les constructeurs dans les notices descriptives des périphériques.

  • Vitesse : indiquez, en page par minute (ppm), le nombre de pages A4 ou A3 en simplex ou en duplex imprimées en N&B ou en couleur.

  • Consommation d'énergie : indiquez, pour les différents états du périphérique, quelle est la consommation estimée en Watts.

Validation de la configuration

Cliquez sur le bouton pour Valider la configuration